"Pressemitteilungen bleiben wichtig" schreibt der PR Report in seinem aktuellen Newsletter, und bezieht sich damit auf die Studie "Recherche 2018" von newsaktuell.
Alle Welt redet von Influencern, Newsrooms und Social Media - das Rad der Medienwelt dreht sich dennoch auch weiter wie bisher. Gerade in Deutschland, wo die klassischen Medien traditionell einen hohen Stellenwert genießen, bleiben Journalisten wichtige Ansprechpartner für die PR- und Öffentlichkeitsarbeit. Und die klassische Pressemitteilung ist ein legitimes Instrument von Unternehmen und Organisationen, Informationen einem ausgewählten Kreis von professionellen Multiplikatoren zur Verfügung zu stellen.
Diesen Kreis von Stakeholdern systematisch, schnell, zielgenau auszuwählen und zu bedienen - das bietet das heute vorgestellte Tool des Dienstleisters PressFile: Eine Anwendung für das Kontaktmanagement im PR-Bereich.
Sie können dieses Adressmanagement-Tool von jedem Standardbrowser der Welt aus öffnen und bedienen. Sie mieten den Zugang ohne Daten - die Kontaktdaten Ihrer Stakeholder laden Sie anfangs auf den PressFile-Server hoch.
Die Erstellung, Pflege und Auswahl von Kontakten findet auf der übersichtlich strukturierten Oberfläche in drei Bereichen statt: vorgefertigte Verteiler, die aktuelle Auswahl von Kontakten und die jeweiligen Kontaktdetails, bzw. die Auswahl von Schlüsselbegriffen - Sie haben alles auf einen Blick. Die Kombination von Verteilern ist einfach durchzuführen, eine automatische Datenbankkontrolle mit Dublettenprüfung etc. ist integriert.
Der Versand kann im Portal über Email erfolgen. Dies kann auch im HTML-Format eingegeben werden. Die Anrede wird als Serienbrief personalisiert. Es ist auch eine Papier-Serienbrief- und Etikettenfunktion im Angebot - dafür wird jedoch ein Officeprogramm benötigt. Direkte Kontaktaufnahme über Telefon oder Messengerprogramme ist nicht aus dem Portal heraus möglich.
Der Emailversand und die Brieferstellung werden automatisch im Empfängerdatensatz unter "Historie" eingetragen. Persönliche, Messenger-, Telefon- und alle anderen Arten von Kontakten müssen hier manuell eingetragen werden, mit einem Hinweis auf den Inhalt des Gesprächs. Zusatzfeatures wie z. B. Testwagenvergabe oder Journalistenreisemangement sind nicht im Programm enthalten.
Es gibt zahlreiche offene Schnittstellen in der Software: Sie können Adressen importieren oder exportieren, Sie können Auswertungen aller erfassten Aktivitäten in "schön" als PDF oder als Datenbank herunterladen. Daten werden im CSV-Format angenommen und geliefert, so dass sie völlig kompatibel mit Officeprogrammen, Onlinekalendern oder -Kontaktdatendatenbanken sind.
Leider lassen sich keine Clippingdatenbanken hochladen - Clippings werden manuell eingegeben und hochgeladen. Sie können zwar dann als Liste oder auch als PDF-Sammlung heruntergeladen werden - ein individuelles Layout und Design ist jedoch nicht vorgesehen. Für diese Pressespiegel-Funktion ist außerdem der Zusatzdienst AMID PR zu buchen.
Interessant ist bei den Auswertungen die Möglichkeit, alle Aktivitäten zu einem Projekt oder zu einer Person oder einer Aktionsart herunterzuladen - auf Knopfdruck kann so die eigene Arbeit dokumentiert und weiter ausgewertet werden. Das ist für Agenturen wichtig, um ihre Leistungen zu belegen. Aber auch in Unternehmen oder Organisationen stellt ein Tätigkeitsnachweis eine Legitimation dar. Auch wenn diese "Historie" natürlich keinen vollständigen Tätigkeitsnachweis liefert.
Social Media Resonanz ist nicht in die Software integriert. Die Firma bleibt ihrer Strategie treu, sich auf ihr exakt abgegrenztes Angebot zu konzentrieren, ohne noch hier ein bisschen Social Media Monitoring und dort ein bisschen Clipppingdienst anzubieten. Eine Fokussierung, die im Sinne der Professionalität und Produktqualität durchaus begrüßenswert ist - gibt es doch genügend "Tante-Emma-Läden" im PR-Dienstleistungsbereich, die meinen, sie könnten alles.
PressFile wurde ursprünglich in den USA für einen Verlag entwickelt und wird seit 2009 in Deutschland vertrieben. Die PressFile-Server stehen in Deutschland und werden, genauso wie die Anwendung selbst, regelmäßig gewartet. Updates finden vom User unbemerkt meist an Wochenenden statt, an denen das Portal dann kurzzeitig nicht verfügbar ist - natürlich mit Ankündigung.
Florian Fischer von PressFile bietet kostenlose Webinar-Termine an, zu denen Interessierte im One-to-One-Gespräch in ca. 20 Minuten einen Überblick über die Software erhalten. Wenn Sie sich für PressFile entscheiden, werden Ihre Bedürfnisse und Gewohnheiten im Adressmanagement mit Hilfe eines Fragebogens ermittelt und die Datenbank dem angepasst, bevor Ihre Daten eingespeist werden und Sie und Ihre Mitarbeiter in der Anwendung geschult werden. Für spätere Fragen gibt es einen Telefonsupport, der im Abo inklusiv ist.
http://www.pressfile.de
